Organizar seminários e workshops é uma estratégia cada vez mais utilizada nas empresas. Certamente, já esteve presente em algum seminário/webinário e talvez até já participou na organização de algum. E como deve saber, esta atividade complexa exige muito atenção e organização antes, durante e após, por isso preparamos algumas dicas para ajudá-lo na organização de futuros eventos.
Embora os seminários e os workshops já existam há muito tempo, a verdade é que a pandemia do COVID-19 veio acelerar as soluções criativas das empresas de modo a manter as vendas e a comunicação. Dessa forma, os workshops que já vinham a ter alguma popularidade ganharam maior força, dada a impossibilidade de as empresas realizarem eventos presenciais.
A constante evolução tecnológica torna possível readequar as formas de comunicação de serviços e produtos, por isso hoje existem muitas alternativas aos seminários e aos workshops, contudo estes nunca deixaram de ser uma boa forma de ensinar e demonstrar as potencialidades dos seus serviços e produtos.
Agora, mais do que nunca, as pessoas estão ávidas por aproveitar o tempo e como demonstra um recente levantamento do Google, a procura por cursos de especialização à distância teve um crescimento de 130% em períodos de quarentena durante o ano de 2020. A procura por novos conhecimentos é mais do que evidente, por isso se nunca realizou nenhum workshop está na altura de o fazer! Tome nota de alguns passos simples que irão ajudá-lo:
1. Defina um tema
A escolha do tema é um ponto-chave para o sucesso do evento. O tema é o que garantirá a essência e a consistência do workshop, ajudando a definir todas as etapas seguintes. Sendo assim, é bom começar com algo que se domina. Por exemplo, pense em algo que as pessoas lhe pedem frequentemente para explicar, ou baseie-se naquilo que o seu público-alvo tem interesse quando procura pela sua empresa.
Tenha em conta que quanto menor o nicho para o qual irá comunicar, MELHOR! Dê preferência em ensinar algo pontual a um público específico. Dessa forma, deve evitar títulos muito amplos.
Exemplo prático: se a sua empresa domina equipamentos de filmagem, o seu workshop pode focar “Equipamentos para iniciantes”. Logo deve evitar títulos amplos como: “Workshop sobre equipamentos de Filmagem”.
2. Defina se o workshop será pago ou gratuito
Este tópico é essencial para que possa organizar um evento com sucesso. Desde o início do planeamento, necessita estar claro se o evento será pago ou gratuito.
Se pretende fazer um evento de grandes proporções, com diversas atrações e buffet (no caso dos seminários presenciais), é provável que o evento precise de ser pago, por meio da venda de bilhetes, por exemplo.
Os eventos gratuitos têm a capacidade de atrair novo público, sendo uma boa estratégia para divulgação das potencialidades da empresa, ao mesmo tempo em que potencia a adquisição de novos contactos para a base de dados.
Assim, avalie qual é o objetivo do evento e qual os valores disponíveis para a sua divulgação. Com essa informação, poderá seguir para a próxima etapa.
3. Defina o público e o número de participantes
Depois de escolher o tema e definir se o evento será ou não pago, é hora de escolher o público-alvo.
Pense que tipo de pessoa poderá ter interesse em participar no workshop com o tema escolhido. São mulheres, homens ou o género não é relevante? Qual a faixa etária predominante? Onde habitam essas pessoas? Quais os seus principais interesses?
Esboce um perfil o mais detalhado possível do público-alvo, pois isso irá ajudá-lo a tomar as próximas decisões.
Por fim, avalie o número estimado de participantes para o evento.
4. Defina a data, o local e o horário
Com as informações obtidas nas etapas anteriores, já tem condições para tomar outras decisões importantes como a definição da data, local e horário para o evento.
Para esta decisão tenha sempre em conta o perfil do público-alvo: onde é que ele está concentrado, qual o horário em que tem disponibilidade para participar no evento, se é melhor realizá-lo em dias úteis ou ao fim-de-semana. Não se esqueça também do número estimado de pessoas e do orçamento que tem disponível para a realização do evento/workshop.
5. Defina os oradores
Esta é a etapa onde irá definir quem serão os oradores do evento. A escolha está diretamente relacionada ao perfil do público e ao tema determinados anteriormente.
É sempre importante escolher profissionais que sejam uma referência na área e que agreguem mais valor ao workshop.
6. Verifique e produza os materiais
Agora que já possui toda a informação essencial do evento está na altura de verificar e produzir os materiais de apoio ao evento, nomeadamente, flyers, convites, banners, cartazes, newsletters, email marketing, entre outros.
Todos os elementos devem ser homogéneos, de modo a transmitirem a identidade e o objetivo do evento/workshop. Se necessitar de ajuda existem empresas especializadas em serviços de comunicação e design gráfico que o podem auxiliar nesta tarefa, como é o caso da CIE.
7. Determine os equipamentos e os recursos que serão necessários
Todos os detalhes são importantes quando se organiza um evento. Assim, deve criar uma check-list com todos os equipamentos e recursos que são necessários, tais como: computadores, microfones, sistemas de som, pessoal responsável pelo check-in, apresentador do evento, entre outros.
Uma dica importante: verifique constantemente esta lista e teste tudo antes do evento. Lembre-se de testar as apresentações e os vídeos diversas vezes e guarde-os em diferentes formatos e locais para evitar transtornos e imprevistos.
8. Proceda à divulgação
Após o planeamento do evento fica a faltar a divulgação do mesmo. Para esta etapa deve também criar um pequeno planeamento de acordo com os objetivos e a verba disponível.
O material impresso, caso exista, deve ser colocado em pontos estratégicos. Por exemplo, se o seu evento é direcionado a estudantes, não se esqueça de divulgá-lo em escolas ou universidades.
A divulgação nas redes sociais é hoje também uma estratégia fundamental.
Se não tem tempo ou recursos na sua empresas para se dedicarem à comunicação do evento/ workshop poderá sempre recorrer ao serviço especializado de empresas, como a CIE – Comunicação e Imprensa Especializada.
9. Acompanhe o trabalho dos profissionais envolvidos
Na organização e divulgação de um evento conta-se com diversos parceiros, fornecedores e equipas envolvidas, por isso, lembre-se de manter um acompanhamento próximo e saiba sempre como estão a decorrer os trabalhos, de modo a evitar surpresas de última hora.
Além da monitorização do trabalho é fundamental conseguir motivar todas as pessoas envolvidas!
10. Dê importância ao pós-evento
Esta etapa é muitas vezes negligenciada e excluída do planeamento do evento/workshop. Contudo, se pretende ter uma organização assertiva, inclua sempre esta etapa.
É fundamental saber o feedback dos participantes, assim como determinar quais foram os pontos fortes e fracos do evento. Esses insights permitem melhorar procedimentos e obter novas oportunidades de negócios.
Pronto para organizar eventos e workshops? Se procura uma empresa para o ajudar, lembre-se que a estreita relação e as sinergias criadas com os nossos parceiros capacitam a CIE a desenvolver um conjunto de serviços direcionados para o desenvolvimento das capacidades das empresas e dos empresários. O nosso know–how permite-nos perceber as necessidades dos nossos clientes e do mercado, disponibilizando iniciativas como a organização de seminários, jornadas, workshops e webinários.
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